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作者: 邱定揚 文章分類:顧問經驗分享
採購健檢常見三大問題!ERP 導入實戰經驗談 2022-06-14

  根據過往輔導的經驗,我們在幫公司作進銷存流程健檢時,常會發現一些常見的錯誤,如果能避免則能讓公司省下很多時間,也能夠讓公司獲得更好的貨物或是價格,下面分享三個常見的錯誤。 

便宜行事找廠商、收回扣問題

  過往經驗中,公司容易擔心採購人員收回扣的問題,比如可能常會與某些廠商固定採購,當然這些廠商也已經私下與採購人員打好關係,在採購後會額外給採購人員回扣,讓公司未來能繼續跟他們合作,但如此有可能造成採購人員與廠商聯合提高報價,從中獲利反而侵害了公司的權益。另外,收取回扣這行為其實也是觸法的,輕者罰款、重者坐牢,奉勸還是不要以身試法。至於要怎麼預防收回扣的問題,最常見的方式是詢比議價制度建立,及定期評估廠商適任性。

一、詢比議價

每項採購品於第一次採購時,至少尋找兩間或三間以上來做比價,並給上層決策者決定,也可透過詢比議價讓採購人員不會與特定廠商勾結導致收取回扣問題產生。

二、定期評估廠商適任性

公司除了透過詢比議價來設立控制點外,還可以定期針對供應商評估繼續配合的適任性,可透過以下幾點來評估:

A.財報健全

一間財報健全體質好的公司通常也能長久經營,可以透過長期採購培養供應商關係,並拿到更好的品質及價格。

B.出貨品質佳

供應給公司的產品品質佳,且經驗收後的品質也符合公司要求。

C.迅速

廠商除了一般下單後迅速出貨並到貨以外,如今天下急單也能配合出貨,則更宜繼續合作,以避免任何突發狀況發生時,因供應問題導致客訴及收入流失。

D.價格合理

價格及品質應與同業相比要合理,可定期針對部分品項做重新比價,檢視廠商是否供應價格有抬高之疑。

E.規模不宜偏小或過大

若公司尋找規模較小之供應商,則貨品進價可能較高,也有可能存在供貨品質不穩定之可能;尋找規模過大廠商則很有可能事事都要配合廠商,包含付款條件及下單數量等,讓公司存貨及金流壓力過大。

匯款資訊不完整 

  匯款資訊不完整直接導致財務人員付款時無完整資訊可供匯款,使得財務人員需要重新與供應商及採購人員確認匯款資訊,來回詢問採購部門導致溝通時間過長,造成重工及多餘溝通時間。所以,若採購部門能建立好廠商資訊,包含付款條件及是否有現金折扣,便能節省跨部門溝通時間,也能幫公司省下進貨成本喔!

一、付款條件

通常我們都說收款快、付款慢是會計的金錢不二法門,採購人員跟廠商在談付款條件時最好至少兩個月開始,若廠商不願意接受再做來回的溝通,這也是採購人員能力的展現,讓公司能在金流上的壓力更小,也能做其他方面的佈局。但前述付款條件還是要依產業別來決定,甚麼樣的貨物於怎樣的付款條件下是合理的。

二、注意是否有現金折扣

部分廠商可能會於付款條件下給予額外之現金折扣,例如30天內付款則給於額外百分比之貨款現金折扣,若有此特殊折扣,則要與財務人員討論是否於資金充足時,提前付款降低公司取得成本,讓公司能有更多的淨利。

跨部門重工問題

  常見公司於進銷存流程中,存有採購、倉管及財務重複核對相同資訊之問題存在,以下則分職能敘述對應應注意之事項。
一、採購:
  A.採購人員負責下採購單時,單價與報價單、過往合意金額一致。
  B.確認項目:確認採購單單價&數量。
二、倉管:
  A.倉管人員負責於到貨時確認到貨數與出貨單相符。
  B.收貨驗收商品品質,將不良品退貨並將情形回饋給採購。
三、財務:
  A.財務人員要確認單價及數量與發票憑證金額內容相符,並進行後續付款流程。
  B.收取憑證同時確認倉管已驗收貨物,避免貨未到錢先出的問題發生。


  前面提到這些常見問題,公司在數位轉型或是改革時,都需要花費大量時間及人力來執行,且需要進行跨部門討論及溝通,若是有直誠經驗豐富的專業顧問給予協助則有以下好處:

  • 事半功倍節省大量時間
  • 確認控制點執行效率
  • 協助公司流程梳理及改善

  這次的分享就到這邊啦!若有對於此文或ERP導入、流程優化等相關問題,歡迎加line諮詢討論。下次我們會來分享銷售流程常見問題,或是有想了解的內容也可以透過line跟我們說說唷~~


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邱定揚 財務顧問
專精於專案管理、財務分析、整帳、流程設計規劃
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