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會計字典
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流程不完善？別急著導入ERP系統！不久前跟一位老客戶聊天時，他告訴我：「我們公司剛導入了一套 ERP，結果發現好像沒什麼用，流程還是很混亂，很多東西最後還是手動處理，搞得大家怨聲載道。」這個場景對我來說並不陌生，很多企業急於追趕數位轉型的步伐，在流程不夠完善的情況下就導入 ERP，結果往往事與願違。 我對他說：「流程還沒弄好，當然用不起來啊！就像你要蓋房子，地基還沒打好，怎麼能期待房子穩固呢？」，很多公司其實缺乏的是清晰的流程和權責分配，而ERP主要是自動化和整合現有的流程，如果流程一開始就亂七八糟的，ERP不可能幫你理順一切。所以當企業面臨流程不完善的問題時，應該先建立BPM（企業流程管理系統），為未來的ERP導入奠定堅實基礎，關於ERP及BPM差別在哪，請參考《ERP和BPM有什麼不同？公司企業管理的神隊友》此篇文章。 為什麼流程不完善會導致ERP實施失敗？ 每次我遇到這類問題，我都會先問：「你們的簽核流程清楚嗎？部門權責分配是否明確？」這通常是問題的核心所在。ERP系統的成功依賴於標準化且清晰的流程，因為它主要負責企業內部各種資源的整合與自動化。如果這時候公司流程不完善或權責不明，ERP系統很難幫助企業達到管理目標，甚至可能使問題更加嚴重。常見的情況包括： 簽核流程混亂：看過太多公司在實施ERP後，員工各種抱怨簽核環節卡住，因為內部沒有固定的簽核流程，ERP卻又只能按照設定去跑，但如果流程不清晰，結果就是該簽的人沒簽，該做的事沒做，整個流程就被卡住了。 部門權責分配不清：公司的組織架構和流程需要根據ERP進行有限度的調整，如果企業內部的權責分配不明確，可能在系統運行不同模組時遇到障礙，例如也有客戶說：「我們的採購和驗收老是互相推責任，弄得 ERP也無法正常運行。」這就是典型的權責不明問題。。 這樣的問題並不罕見，而BPM正是解決這些流程問題的最佳工具，幫助企業在導入ERP前先進行流程優化。 BPM的定位：流程管理的基石 「你們公司有沒有考慮先做流程管理？」這是我常問的問題，當流程出現問題時，導入BPM系統是解決這些問題的最佳選擇。BPM系統是專門為優化業務流程而設計的工具。它能夠幫助企業建立標準化的流程，或是依照公司的要求靈活地調動流程，並將不同部門的資訊連接在一起，確保流程順利運行。相較於ERP，BPM更加的靈活，可以應對隨時變化的業務需求和流程調整。BPM的具體作用包括： 權責明確：BPM可以讓公司定義每個部門的工作流程及權責範圍，確保每個任務都由指定人員負責，避免因權責不明導致的工作延誤或錯誤，也可以設定通知相關主管。還記得開頭那位老客戶的例子嗎？如果他們先使用 BPM來梳理部門的權責，這些問題根本不會發生。 簽核流程自動化：BPM可以將繁瑣的手工簽核流程自動化，根據公司需求自定義不同單據的簽核流程，確保規定的每個環節都按時及規定完成。 通過先導入BPM，公司可以有效先解決流程的問題，建立標準化的流程，為接下來的ERP導入奠定良好的基礎。 BPM如何幫助企業優化流程？ 在公司中，BPM扮演著流程設計的角色，幫助企業梳理現有流程，找出瓶頸和效率低下的環節，進行調整和優化。具體來說，BPM在以下幾個方面對流程管理有著顯著的提升作用： 流程標準化與統一性：BPM幫助企業將繁瑣的流程進行標準化，確保每個部門按照預定的步驟進行操作。確保每一個操作環節符合公司既定的規範，避免因個別差異而導致的錯誤。 自動化工作流程：BPM可以將大量的手工操作轉變為自動化流程，減少人為錯誤的發生。例如，簽核流程、審批程序等都可以在BPM中自動進行，讓流程更加高效。 即時監控與回饋：BPM幫助公司實時監控流程運行狀況，並能在流程遇到瓶頸或簽核延誤時自動通知相關人員，幫助企業迅速解決問題，確保流程不中斷。 這些功能不僅能讓公司在日常運作中保持高效運行，還能確保在業務擴張時不會因流程混亂而陷入困境。 BPM為ERP導入打下基礎 當企業先通過BPM系統優化流程後，ERP的導入將會更加順利。BPM將流程標準化後，可以透過串接ERP系統的方式做資訊的連結，並達到後續的自動化。例如： 簽核流程與ERP整合：ERP系統通常包含基本的簽核功能，但BPM能夠提供更靈活且複雜的簽核流程，與ERP完美結合，確保每個不同的簽核決策都能有彈性且依照既定標準進行。 部門協作與數據共享：BPM在導入初期就建立了部門之間的協作和數據流通流程，ERP導入後同事的適應期可以減少，更加順利地實現部門間數據整合。 此外，BPM可以在公司隨時依照市場需求的變化隨時調整流程，保持靈活性，而ERP則負責管理資源和數據的運行統整，兩者相輔相成，讓公司在數位轉型過程中保持高效。 結論：先建立BPM，再導入ERP 總結來說，當企業的流程不夠完善時，應該先選擇導入BPM系統，幫助企業梳理和優化內部流程，確保權責劃分清楚、簽核流程順暢，並培養員工習慣在標準化的流程中工作。當這些基礎打好後，ERP系統的導入才能真正發揮效益，幫助企業實現全面的數據整合和資源管理。 所以，當你的公司流程還不夠成熟時，應該先選擇導入 BPM，幫助企業梳理內部流程、確定權責分工、建立簽核習慣。當這些基礎打好後，ERP 的導入就能順利實現數據的全面整合和自動化管理。這樣一來，企業的數位轉型才會真正落到實處，而不會因流程問題而陷入混亂。 想了解更多直誠Lumi ERP、BPM，歡迎加入直誠官方LINE(ID ：@932coslc)帳號與顧問聊聊 相關文章 公司什麼時候該導入 ERP 系統？判斷四大關鍵階段流程 ERP系統 導入ERP -
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與外包廠商合作：「勞務報酬單」的簽立與管理流程 | 如何簡化並加速流程簽立合作合約與勞報單流程 在公司經營中，合約及簽立勞報單是不可忽視的重要環節。從簽立合約到簽署完勞報單及扣稅匯款，這一連串的過程需要除了前端窗口、法務及財務的共同協作。今天，我們將從各個流程解析這些流程，幫助您在處理勞報單時更為順利。 第一階段：合作需求和合約簽署 在開始合作之前，先確認合作需求和合約條款是第一步。視情況有時候可以請律師協助審視合約，並避免日後的糾紛。 第二階段：簽立合約 合約內容：雙方就合作條件、工作範圍、報酬、付款方式和時間進行協商。 擬定合約：將協商結果寫入正式合約文件。 審閱合約：雙方審閱合約內容，確認無誤後簽字及用印。 合約存檔：簽署完的合約一式兩份，雙方各持一份存檔。 第三階段：工作驗收與報酬 在合約簽署後，須根據合約內容完成相關工作，並於合約中載明驗收階段驗收及支付報酬。確保每個步驟都按合約進行，避免因延遲或失誤帶來的後續問題。 第四階段：填寫並簽署勞報單 取得勞報單：從公司財務或人事部門確認符合公司規定的勞報單。 填寫勞報單：包括所得人基本資料(身分證字號、地址)、工作內容、報酬金額及是否有投保於執業工會等。 附上相關文件：附上完成工作的證明文件及個人資料。 簽署勞報單：填寫完畢後簽名，送交公司相關負責人後續審核及安排付款。 第五階段：扣稅與匯款 計算扣繳稅額：根據《所得稅法》及相關規定，計算應扣繳的稅額，通常在台居住滿183天者執行業務為10%稅額。 繳納扣繳稅額及二代健保：公司需在付款後次月十日及次月底前向國稅局及勞健保局分別繳納扣繳稅額及二代補充保費。 匯款：公司將扣除稅額後的淨額匯款至受款人指定的銀行帳戶。 第六階段：存檔與報稅 存檔：將簽署的勞報單、扣繳憑單及相關文件存檔。 扣繳申報：次年度一月，扣繳義務人須向國稅局及二代健保申報扣繳及補充保費明細。 數位化管理：直誠雲端秘書-勞報單系統介紹 以上是簡單的合約到勞報單簽署相關的流程，如果對於保存紙本勞報單會有遺失及不方便的考量，可以考慮「直誠雲端秘書-勞報單系統」工具，可協助公司更快正確無誤地計算扣繳稅額及二代健保，也可以支援線上簽名，並將資料留存於雲端，不用擔心遺失。 如果您對本文有任何疑問或需要進一步的協助，隨時聯繫我們，我們也歡迎您的回饋與分享。 相關文章： 勞務報酬單填報技巧 | 輕鬆區分執行業務所得、稿費、薪資所得 勞務報酬單三種常見錯誤 稅局查核重點要注意！ 推推！超好用『勞報單系統』全攻略，免費試用三十天！勞報單 直誠雲端秘書 流程
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