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會計字典
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公司零用金如何管理？零用金制度如何制定？每家公司不論大小，都一定需要零用金，因為大大小小的支出都經過請款、主管簽核、出納排程付款、匯款支付或開支票、會計記帳，實在太麻煩太沒有效率了！而且有些零星支出也不接受公司轉帳或開支票給廠商或它，例如：文具採買、計程車資、郵局快遞費…等等，而且由員工代墊除了可能造成員工負擔，也有時候會造成勞資爭議。 相關文章：別讓員工的錢包成為公司的「暫時銀行」：如何避免員工代墊款 風險控管和零用金額度 為了讓作業流程更簡單快速，也避免代墊款的爭議，零用金制度就是個好方法，而零用金的使用就營運而生，公司零用金管理是一個重要的財務控制方面，確保資金被有效地使用和記錄。在一定的風險控管下簡化流程，而另一個「風險控管」的考量，就是「零用金額度」，指的是零用金保管人可以擁有多少零用金。 如果從銀行領了100萬放在某個員工身上，他捲款潛逃了你要怎麼辦？不可否認這種風險一定存在，也不是每次訴訟都一定可以拿回他捲走的錢，但為了簡化流程勢必要承擔一些風險。設置零用金額度就是你能承擔的風險，但同時也要考量，如果零用金額度定太低，常常用完要去跑銀行取款，又會降低效率。 這個問題也可以搭配下一點考量—「什麼樣的花費可以用零用金支付?」例如說業務常常搭計程車拜訪客戶，計程車的零用金請款常常讓零用金不足要常去取款，就可以規定計程車資不能用零用金支付，要走員工代墊款請款，併同薪資直接轉給同仁。 但是以小編的過往經驗，很少公司的零用金管得好，常常為了那一些小小金額，對帳來對帳去花費無數的時間，這篇文章就是要教大家，零用金到底該怎麼管理、怎麼對帳最有效率，跟著小編一起來看看吧！ 制定公司零用金管理的建議辦法 1. 建立明確的「零用金管理制度和管理辦法」 零用金能夠省去不少財務和會計人員記帳、出款的煩惱，也比較不容易有勞資爭議，建立流程，包括申請、核准、發放、使用和報銷等環節。不過相關的制度還是要明確的條列，例如每月零用金額度、每筆支出上限、請領流程和規範...等，才能提前避開爭議空間和重複出款問題。 而完善的零用金管理辦法，通常都會需要有以下幾個項目： 1-1. 可申請的零用金上限和支出項目 除了訂定零用金款項的上限金額之外，使用範圍也建議各位一併列出，依照公司規模、產業類型的不同，來確定每位員工或每個部門的零用金額度，這可以根據職位、部門需要或其他相關因素來設定單筆或單一員工的零用金申請上限從 2,000 元到 5,000元不等。 1-2. 規定零用金請款、撥補流程 在零用金支付上限額度之內，且符合支付項目範圍的前提下，這邊提供 3 種常見的零用金請款流程讓大家參考： 員工先行代墊款項：可由同仁先行代墊費用，再盡快申請零用金並且提供合格收據憑證請款。 直接使用零用金支付：由同仁申請零用金使用，並且直接由零用金管理者直接支付款項以及記帳。 預借零用金：如果已經預先知道需要用到零用金，可以由同仁預先申請零用金，預借核准之後也要記得規定收據核銷的期限。 ‍而且，當零用金管理者的零用金現金少於一定額度時，也需要由零用金管理者整理所有的收據、憑證，並申請零用金撥補將零用金現金補足。這個流程通常不建議等零用金都用完了才申請，才不會遇到急須用錢管理者卻沒有零用金現金的窘境哦！ 1-3. 規範相關權責部門 指定並規範公司內各個部門、人員在零用金管理流程上的的責任和權限，包含：相關管理部門及人員，財務或會計部門、各單位主管、各單位可申請人員...等。 1-4. 訂定零用金申請和請款辦法 包含請領的期限、可請領的原始憑證範本、請領範圍...等，都要明確的規範。 1-5. 零用金出款辦法 前面有提到 3 種常見的零用金請款流程，依照不同流程制訂相對應的請款辦法就很重要，如果是員工先行代墊的話，除了可以憑合格單據隨時出款外，也可以在每月某幾個固定時間一併發放，來節省零用金管理的時間。 另一種出款方式則是使用電子支付方式： 採用電子支付方式，減少現金的使用，提高交易的透明度和跟蹤能力。 使用企業信用卡，有助於追蹤和管理支出。 1-6. 零用金撥補辦法 最後也別忘了對零用金管理人員制定撥補辦法，當零用金支出了一定的額度或是筆數時，管理人員需要統整相關原始憑證並編製傳票，交由負責審核的人來將檢附的原始憑證加蓋「付訖章」，以確保沒有重複請款。 2. 可申請零用金的發票、收據規範和範本 通常只要能夠打統編的發票，或是乘車證明這類型的憑證都不會有什麼問題，不過大多數有零用金制度的公司都曾遇到員工在請款時，檢附的收據不符合會計申報的標準，對吧？ 台灣的合格收據包含：二聯式發票、三聯式發票、收銀機發票、電子發票、乘車證明....等，而小編也建議，直接把這些合格的收據形式直接公告給同仁們，避免申請的人請不到款，進一步造成勞資糾紛（公司還有可能因此被裁罰！），也減少來回溝通的時間。 相關文章：這樣的免用統一發票收據格式合法嗎??收據沒有蓋負責人小章可以入帳嗎? 3. 確實做好零用金記帳管理！ 除了訂定管理規範之外，建立一份「零用金收支表」來管理零用金帳務也十分重要，當有同仁請領零用金就要把這些紀錄確實記帳，並且後續也要每隔一段時間定期核算零用金的現金與收支表上的餘額是否相符喔！ 最後，為了確保零用金的合理使用，需經過適當的審批程序，這有助於防止濫用和不當使用，建議定期檢討公司零用金管理的政策與流程，根據實際情況進行調整和改進，這些建議可根據公司的特定需求和狀況進行調整，在制定和實施零用金管理政策時，建議與公司內部的財務和管理團隊進行充分的討論和協商，才有助於更好地管理零用金。 對於文章內容有相關疑問，歡迎您加入直誠LINE帳號，與我們一起聊聊相關作法。零用金制度 零用金 -
經營之道
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別讓員工的錢包成為公司的「暫時銀行」：如何避免員工代墊款最近常看到新創公司中常有員工代墊款發生，不論是小額文具購買還是大筆出差費用或進貨支出，雖然看似不是什麼大問題，但其實員工代墊款不僅關乎公司的財務規劃，還可能直接影響到員工的工作心情。我認為員工代墊款跟公司的請購流程以及零用金管理是密不可分的，本文將提供一些實體案例和建議，希望能在您的公司進行規劃制度時作為參考。 一、代墊款的實際案例 案例一：代墊款後離職的風險 曾經看過員工在向公司申請完員工代墊款後離職，且公司已經將款項付給員工，但是過了好幾個月後廠商來電詢問，為什麼還沒收到款項，這時候就發生兩種可能的情形： 一、憑證審核時沒有確認員工是否付款，並取得證明。。 二、員工用信用卡付款，後來刷退款項。 後來公司只能先將款項付給廠商後，再想辦法聯繫已離職員工將錢追回，或是可能要打上官司。 案例二：信用卡回饋的問題 大家應該知道現在很多信用卡都會有回饋不管是現金或是點數，就有”聰明”的員工常常幫公司代墊款項後跟公司請款，賺取中間的回饋，這位員工上班時就一直在想還有什麼是可以幫公司代墊的，然後又一直追著公司會計詢問款項何時下來，因為繳費期間要到了，導致員工很著急、會計也很煩，工作的產值也很低。 綜合以上兩個簡短的案例，我認為有幾點要注意： 限制非必要的代墊款項 員工應盡量避免為公司代墊款項，除非極其必要，且要明確告知員工付款日及相關規定。 代墊前取得公司同意 若真的有代墊的必要性，也需要提前告知公司並取得主管同意，避免後續申請款項時，公司告知不付款退回等情形。 了解公司「請購制度」還有「零用金規定」 請購制度： 公司設定請購制度絕對有其必要性，例如可以以量制價、貨比三家及控制金流，若讓員工代墊則前面提到都無法達成，也失去了採購在公司的職能，且更可能延伸其他因為員工代墊款產生的糾紛。 零用金規定： 公司運作時一定無法避免臨時性小額支出，此時也應該及時用零用金支付，減輕員工的財務壓力。 建議不管是請購制度或是零用金都應該定義清楚申請限制及報銷流程，例如多少錢內可用零用金支付，多少錢以上一定在走公司請購流程，來讓員工專注在工作本身。 相關文章：公司零用金如何管理？零用金制度如何制定？ 二、降低員工代墊的解決方案 公司當然也可試著降低員工代墊情況，例如： 出差預定住宿及提前預支膳雜費：出差時能減輕員工壓力，也可直接控制預算，膳雜費則可多退少補。 使用企業信用卡：除了不需要員工付款外，也可直接紀錄及追蹤花費，但需要嚴格限制使用條件避免濫用。 與企業合作：例如與計程車車行簽約月結、與電信公司配給公司門號、與旅行社合作購買機票及住宿，皆可以直接讓員工免於代墊且公司能控管金流及預算。 總結 最後，我想強調公司文化和價值觀會透過公司各種政策與實踐來體現，其中當然包括員工代墊款。儘管難以避免會有需要代墊款的狀況發生，但這也反映出公司與員工中間的信任關係，如果公司的報帳程序過於繁瑣或推遲，可能會導致員工不滿，進而影響他們的工作效率和忠誠度。 總之，最重要的一點是 — 讓員工能專注於他們的工作，而不必擔心可能影響工作效能的問題。透過妥善管理員工代墊款與零用金，並適當地提供必要支援，可以提高員工的工作表現，並使公司更高效運作。 因為今天主要針對員工代墊款進行討論，如果大家對於提到的零用金管理以及請購制度有興趣，歡迎回饋給我們，之後有機會將進一步探討討論這些議題喲！零用金制度 代墊款 請購流程
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