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流程不完善？別急著導入ERP系統！不久前跟一位老客戶聊天時，他告訴我：「我們公司剛導入了一套 ERP，結果發現好像沒什麼用，流程還是很混亂，很多東西最後還是手動處理，搞得大家怨聲載道。」這個場景對我來說並不陌生，很多企業急於追趕數位轉型的步伐，在流程不夠完善的情況下就導入 ERP，結果往往事與願違。 我對他說：「流程還沒弄好，當然用不起來啊！就像你要蓋房子，地基還沒打好，怎麼能期待房子穩固呢？」，很多公司其實缺乏的是清晰的流程和權責分配，而ERP主要是自動化和整合現有的流程，如果流程一開始就亂七八糟的，ERP不可能幫你理順一切。所以當企業面臨流程不完善的問題時，應該先建立BPM（企業流程管理系統），為未來的ERP導入奠定堅實基礎，關於ERP及BPM差別在哪，請參考《ERP和BPM有什麼不同？公司企業管理的神隊友》此篇文章。 為什麼流程不完善會導致ERP實施失敗？ 每次我遇到這類問題，我都會先問：「你們的簽核流程清楚嗎？部門權責分配是否明確？」這通常是問題的核心所在。ERP系統的成功依賴於標準化且清晰的流程，因為它主要負責企業內部各種資源的整合與自動化。如果這時候公司流程不完善或權責不明，ERP系統很難幫助企業達到管理目標，甚至可能使問題更加嚴重。常見的情況包括： 簽核流程混亂：看過太多公司在實施ERP後，員工各種抱怨簽核環節卡住，因為內部沒有固定的簽核流程，ERP卻又只能按照設定去跑，但如果流程不清晰，結果就是該簽的人沒簽，該做的事沒做，整個流程就被卡住了。 部門權責分配不清：公司的組織架構和流程需要根據ERP進行有限度的調整，如果企業內部的權責分配不明確，可能在系統運行不同模組時遇到障礙，例如也有客戶說：「我們的採購和驗收老是互相推責任，弄得 ERP也無法正常運行。」這就是典型的權責不明問題。。 這樣的問題並不罕見，而BPM正是解決這些流程問題的最佳工具，幫助企業在導入ERP前先進行流程優化。 BPM的定位：流程管理的基石 「你們公司有沒有考慮先做流程管理？」這是我常問的問題，當流程出現問題時，導入BPM系統是解決這些問題的最佳選擇。BPM系統是專門為優化業務流程而設計的工具。它能夠幫助企業建立標準化的流程，或是依照公司的要求靈活地調動流程，並將不同部門的資訊連接在一起，確保流程順利運行。相較於ERP，BPM更加的靈活，可以應對隨時變化的業務需求和流程調整。BPM的具體作用包括： 權責明確：BPM可以讓公司定義每個部門的工作流程及權責範圍，確保每個任務都由指定人員負責，避免因權責不明導致的工作延誤或錯誤，也可以設定通知相關主管。還記得開頭那位老客戶的例子嗎？如果他們先使用 BPM來梳理部門的權責，這些問題根本不會發生。 簽核流程自動化：BPM可以將繁瑣的手工簽核流程自動化，根據公司需求自定義不同單據的簽核流程，確保規定的每個環節都按時及規定完成。 通過先導入BPM，公司可以有效先解決流程的問題，建立標準化的流程，為接下來的ERP導入奠定良好的基礎。 BPM如何幫助企業優化流程？ 在公司中，BPM扮演著流程設計的角色，幫助企業梳理現有流程，找出瓶頸和效率低下的環節，進行調整和優化。具體來說，BPM在以下幾個方面對流程管理有著顯著的提升作用： 流程標準化與統一性：BPM幫助企業將繁瑣的流程進行標準化，確保每個部門按照預定的步驟進行操作。確保每一個操作環節符合公司既定的規範，避免因個別差異而導致的錯誤。 自動化工作流程：BPM可以將大量的手工操作轉變為自動化流程，減少人為錯誤的發生。例如，簽核流程、審批程序等都可以在BPM中自動進行，讓流程更加高效。 即時監控與回饋：BPM幫助公司實時監控流程運行狀況，並能在流程遇到瓶頸或簽核延誤時自動通知相關人員，幫助企業迅速解決問題，確保流程不中斷。 這些功能不僅能讓公司在日常運作中保持高效運行，還能確保在業務擴張時不會因流程混亂而陷入困境。 BPM為ERP導入打下基礎 當企業先通過BPM系統優化流程後，ERP的導入將會更加順利。BPM將流程標準化後，可以透過串接ERP系統的方式做資訊的連結，並達到後續的自動化。例如： 簽核流程與ERP整合：ERP系統通常包含基本的簽核功能，但BPM能夠提供更靈活且複雜的簽核流程，與ERP完美結合，確保每個不同的簽核決策都能有彈性且依照既定標準進行。 部門協作與數據共享：BPM在導入初期就建立了部門之間的協作和數據流通流程，ERP導入後同事的適應期可以減少，更加順利地實現部門間數據整合。 此外，BPM可以在公司隨時依照市場需求的變化隨時調整流程，保持靈活性，而ERP則負責管理資源和數據的運行統整，兩者相輔相成，讓公司在數位轉型過程中保持高效。 結論：先建立BPM，再導入ERP 總結來說，當企業的流程不夠完善時，應該先選擇導入BPM系統，幫助企業梳理和優化內部流程，確保權責劃分清楚、簽核流程順暢，並培養員工習慣在標準化的流程中工作。當這些基礎打好後，ERP系統的導入才能真正發揮效益，幫助企業實現全面的數據整合和資源管理。 所以，當你的公司流程還不夠成熟時，應該先選擇導入 BPM，幫助企業梳理內部流程、確定權責分工、建立簽核習慣。當這些基礎打好後，ERP 的導入就能順利實現數據的全面整合和自動化管理。這樣一來，企業的數位轉型才會真正落到實處，而不會因流程問題而陷入混亂。 想了解更多直誠Lumi ERP、BPM，歡迎加入直誠官方LINE(ID ：@932coslc)帳號與顧問聊聊 相關文章 公司什麼時候該導入 ERP 系統？判斷四大關鍵階段流程 ERP系統 導入ERP -
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公司什麼時候該導入 ERP 系統？判斷四大關鍵階段你有沒有想過：「我們公司現在真的需要 ERP 嗎？」這是一個許多中小企業老闆常常猶豫的問題。ERP 系統看起來很強大，但很多老闆會覺得，「會不會太早？再大一點再導入會不會比較好？」這其實是個關鍵的問題，導入 ERP 不是一蹴而就的決定，而是取決於公司是否達到了一個關鍵的經營階段。 我們今天要來探討公司在什麼階段應該考慮導入ERP，特別是稅局查核和進耗存管理等方面的應用。 情況一、當公司規模擴大，內部流程變得複雜 公司規模擴大通常會帶來內部流程的複雜化。一開始小公司可能只需要幾個Excel表格就能管理所有的數據與流程，但隨著公司收入增加，員工增加，單純的Excel、紙本記錄或簡單的管理工具會慢慢無法應付持續增加的數據量。當出現以下情況時，就應該考慮是否要導入ERP： 跨部門協作增加：例如，業務部門、倉管部門、採購部門和財務之間需要跨部門溝通和配合，各自記錄就容易造成信息延遲或錯誤。 數據冗餘和資訊落差：各部門之間使用不同的工具，導致數據無法及時共享，實際決策者難以有全面的觀點及數據。 這時，ERP的導入就可以整合所有部門的數據，讓業務運作更有效率。特別是在公司規模擴大後，ERP能自動化很多日常的操作，減少人為錯誤的機率。 情況二、當面臨稅局查核和法規合規壓力 不久前，有位客戶分享他們在稅局查核時的煩惱：「每次查核都要翻找一堆文件，查帳要求的資料總是得手動整理，常常搞得焦頭爛額。」隨著公司業務的擴展，稅局的查核和法規合規要求也變得更為嚴格。當企業涉及大量進出口、複雜的財務交易和多種營運方式時，人工處理稅務報表及進銷存不免會導致錯誤，增加稅務風險。例如： 庫存管理不健全：部分中小企業沒有管理庫存，導致叫貨或是清理庫存滯銷品時，沒有相關數據可以參考。ERP系統則可以即時更新進貨、出貨和存貨狀態，確保公司隨時調閱。 稅局查核的合規性：ERP系統能能追蹤每筆交易的詳細記錄，便於稅局查核時提交所需資料，不管是進銷存報表或是庫存明細，避免潛在的稅務問題。 情況三、當公司面臨多系統整合的挑戰 一位老闆問我：「我們現在用的是幾個不同的系統，比如會計軟體、庫存管理工具和 CRM，數據都不通，我每次決策都感覺像在瞎子摸象，無法獲得一個全貌。」 許多企業在成長過程中，會逐漸嘗試並引入不同的管理系統，如會計軟體、庫存管理工具、CRM等。然而，這些系統之間的數據並不相通，影響公司決策的即時性和準確性。當公司意識到需要一個統一的數據平台來整合多個系統時，ERP就成為了最佳解決方案： 整合多系統：ERP可以整合財務、銷售、進貨和人資等不同功能，提供一個全方位的公司數據。決策者可以根據即時數據做出更快速的決策。 減少重複操作：無需在不同系統之間手動輸入相同的數據，ERP透過串連所有相關模組，減少人為錯誤和整體的工作量。 情況四、數位轉型 現代企業競爭日趨激烈，人力成本增加、加上越來越不仰賴紙本文件，數位轉型已經成為企業保持競爭力的重要戰略。ERP是數位轉型的重要一環，它不僅能提供內部數據的整合，還能幫助企業在市場上迅速響應變化。例如： 雲端ERP的應用：通過雲端ERP，企業可以實時查看不同地點的情況，讓決策更具靈活性和即時性。 數據決策：ERP能生成即時數據報表，幫助企業管理層快速做出依據數據的決策，提升市場反應速度。 結論：什麼時候需要導入ERP？ 總結來說，當企業規模擴大、流程變得複雜、內部系統需要整合，並且需要提高稅務合規性和資源管理效率時，正是導入ERP的最佳時機。ERP系統能夠幫助企業整合各部門數據、提升業務效率、降低風險，從而讓企業在成長過程中更具競爭力。如果你的公司正處於這樣的階段，或面臨上述挑戰，那麼ERP將是你不可或缺的管理工具。 記住，ERP 不是「大企業」專屬的工具，它能讓你的小公司變大，也能讓你的大公司變得更高效。當你開始思考如何更有效地管理公司時，ERP 就是你最可靠的選擇。 想了解更多直誠Lumi ERP、BPM，歡迎加入直誠官方LINE(ID ：@932coslc)帳號與顧問聊聊。 相關文章 ERP和BPM有什麼不同？公司企業管理的神隊友 流程不完善？別急著導入ERP系統！ERP系統 導入時機 導入ERP
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