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最近常看到新創公司中常有員工代墊款發生，不論是小額文具購買還是大筆出差費用或進貨支出，雖然看似不是什麼大問題，但其實員工代墊款不僅關乎公司的財務規劃，還可能直接影響到員工的工作心情。我認為員工代墊款跟公司的請購流程以及零用金管理是密不可分的，本文將提供一些實體案例和建議，希望能在您的公司進行規劃制度時作為參考。
一、代墊款的實際案例
案例一：代墊款後離職的風險
曾經看過員工在向公司申請完員工代墊款後離職，且公司已經將款項付給員工，但是過了好幾個月後廠商來電詢問，為什麼還沒收到款項，這時候就發生兩種可能的情形：
一、憑證審核時沒有確認員工是否付款，並取得證明。。
二、員工用信用卡付款，後來刷退款項。
後來公司只能先將款項付給廠商後，再想辦法聯繫已離職員工將錢追回，或是可能要打上官司。
案例二：信用卡回饋的問題
大家應該知道現在很多信用卡都會有回饋不管是現金或是點數，就有”聰明”的員工常常幫公司代墊款項後跟公司請款，賺取中間的回饋，這位員工上班時就一直在想還有什麼是可以幫公司代墊的，然後又一直追著公司會計詢問款項何時下來，因為繳費期間要到了，導致員工很著急、會計也很煩，工作的產值也很低。
綜合以上兩個簡短的案例，我認為有幾點要注意：
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限制非必要的代墊款項
員工應盡量避免為公司代墊款項，除非極其必要，且要明確告知員工付款日及相關規定。 -
代墊前取得公司同意
若真的有代墊的必要性，也需要提前告知公司並取得主管同意，避免後續申請款項時，公司告知不付款退回等情形。 -
了解公司「請購制度」還有「零用金規定」
請購制度：
公司設定請購制度絕對有其必要性，例如可以以量制價、貨比三家及控制金流，若讓員工代墊則前面提到都無法達成，也失去了採購在公司的職能，且更可能延伸其他因為員工代墊款產生的糾紛。
零用金規定：
公司運作時一定無法避免臨時性小額支出，此時也應該及時用零用金支付，減輕員工的財務壓力。
建議不管是請購制度或是零用金都應該定義清楚申請限制及報銷流程，例如多少錢內可用零用金支付，多少錢以上一定在走公司請購流程，來讓員工專注在工作本身。
相關文章：公司零用金如何管理？零用金制度如何制定？
二、降低員工代墊的解決方案
公司當然也可試著降低員工代墊情況，例如：
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出差預定住宿及提前預支膳雜費：出差時能減輕員工壓力，也可直接控制預算，膳雜費則可多退少補。
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使用企業信用卡：除了不需要員工付款外，也可直接紀錄及追蹤花費，但需要嚴格限制使用條件避免濫用。
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與企業合作：例如與計程車車行簽約月結、與電信公司配給公司門號、與旅行社合作購買機票及住宿，皆可以直接讓員工免於代墊且公司能控管金流及預算。
總結
最後，我想強調公司文化和價值觀會透過公司各種政策與實踐來體現，其中當然包括員工代墊款。儘管難以避免會有需要代墊款的狀況發生，但這也反映出公司與員工中間的信任關係，如果公司的報帳程序過於繁瑣或推遲，可能會導致員工不滿，進而影響他們的工作效率和忠誠度。
總之，最重要的一點是 — 讓員工能專注於他們的工作，而不必擔心可能影響工作效能的問題。透過妥善管理員工代墊款與零用金，並適當地提供必要支援，可以提高員工的工作表現，並使公司更高效運作。
因為今天主要針對員工代墊款進行討論，如果大家對於提到的零用金管理以及請購制度有興趣，歡迎回饋給我們，之後有機會將進一步探討討論這些議題喲！
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經營之道
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2022-06-14採購健檢常見三大問題！ERP 導入實戰經驗談根據過往輔導的經驗，我們在幫公司作進銷存流程健檢時，常會發現一些常見的錯誤，如果能避免則能讓公司省下很多時間，也能夠讓公司獲得更好的貨物或是價格，下面分享三個常見的錯誤。 便宜行事找廠商、收回扣問題 過往經驗中，公司容易擔心採購人員收回扣的問題，比如可能常會與某些廠商固定採購，當然這些廠商也已經私下與採購人員打好關係，在採購後會額外給採購人員回扣，讓公司未來能繼續跟他們合作，但如此有可能造成採購人員與廠商聯合提高報價，從中獲利反而侵害了公司的權益。另外，收取回扣這行為其實也是觸法的，輕者罰款、重者坐牢，奉勸還是不要以身試法。至於要怎麼預防收回扣的問題，最常見的方式是詢比議價制度建立，及定期評估廠商適任性。 一、詢比議價 每項採購品於第一次採購時，至少尋找兩間或三間以上來做比價，並給上層決策者決定，也可透過詢比議價讓採購人員不會與特定廠商勾結導致收取回扣問題產生。 二、定期評估廠商適任性 公司除了透過詢比議價來設立控制點外，還可以定期針對供應商評估繼續配合的適任性，可透過以下幾點來評估： Ａ．財報健全 一間財報健全體質好的公司通常也能長久經營，可以透過長期採購培養供應商關係，並拿到更好的品質及價格。 Ｂ．出貨品質佳 供應給公司的產品品質佳，且經驗收後的品質也符合公司要求。 Ｃ．迅速 廠商除了一般下單後迅速出貨並到貨以外，如今天下急單也能配合出貨，則更宜繼續合作，以避免任何突發狀況發生時，因供應問題導致客訴及收入流失。 Ｄ．價格合理 價格及品質應與同業相比要合理，可定期針對部分品項做重新比價，檢視廠商是否供應價格有抬高之疑。 Ｅ．規模不宜偏小或過大 若公司尋找規模較小之供應商，則貨品進價可能較高，也有可能存在供貨品質不穩定之可能；尋找規模過大廠商則很有可能事事都要配合廠商，包含付款條件及下單數量等，讓公司存貨及金流壓力過大。 匯款資訊不完整 匯款資訊不完整直接導致財務人員付款時無完整資訊可供匯款，使得財務人員需要重新與供應商及採購人員確認匯款資訊，來回詢問採購部門導致溝通時間過長，造成重工及多餘溝通時間。所以，若採購部門能建立好廠商資訊，包含付款條件及是否有現金折扣，便能節省跨部門溝通時間，也能幫公司省下進貨成本喔！ 一、付款條件 通常我們都說收款快、付款慢是會計的金錢不二法門，採購人員跟廠商在談付款條件時最好至少兩個月開始，若廠商不願意接受再做來回的溝通，這也是採購人員能力的展現，讓公司能在金流上的壓力更小，也能做其他方面的佈局。但前述付款條件還是要依產業別來決定，甚麼樣的貨物於怎樣的付款條件下是合理的。 二、注意是否有現金折扣 部分廠商可能會於付款條件下給予額外之現金折扣，例如30天內付款則給於額外百分比之貨款現金折扣，若有此特殊折扣，則要與財務人員討論是否於資金充足時，提前付款降低公司取得成本，讓公司能有更多的淨利。 跨部門重工問題 常見公司於進銷存流程中，存有採購、倉管及財務重複核對相同資訊之問題存在，以下則分職能敘述對應應注意之事項。 一、採購： Ａ．採購人員負責下採購單時，單價與報價單、過往合意金額一致。 Ｂ．確認項目：確認採購單單價&數量。 二、倉管： Ａ．倉管人員負責於到貨時確認到貨數與出貨單相符。 Ｂ．收貨驗收商品品質，將不良品退貨並將情形回饋給採購。 三、財務： Ａ．財務人員要確認單價及數量與發票憑證金額內容相符，並進行後續付款流程。 Ｂ．收取憑證同時確認倉管已驗收貨物，避免貨未到錢先出的問題發生。 前面提到這些常見問題，公司在數位轉型或是改革時，都需要花費大量時間及人力來執行，且需要進行跨部門討論及溝通，若是有直誠經驗豐富的專業顧問給予協助則有以下好處： 事半功倍節省大量時間 確認控制點執行效率 協助公司流程梳理及改善 這次的分享就到這邊啦！若有對於此文或ERP導入、流程優化等相關問題，歡迎加line諮詢討論。下次我們會來分享銷售流程常見問題，或是有想了解的內容也可以透過line跟我們說說唷~~ 相關文章＜明明賣了很多東西?我的錢去哪了?銷售循環控制點及弊病＞ -
經營之道
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2022-06-24明明賣了很多東西?我的錢去哪了?銷售循環控制點及弊病上次我們提到了採購常見錯誤是屬於公司花錢的方面，這次我們來講銷售循環常見的控制點，也就是公司賺錢的方面，透過下列這些控制點來讓公司辛苦賺來的錢不會消失！以下我們先簡單介紹甚麼是銷售循環，再來會提到重要的控制點及常見的弊病。 銷售循環 先來說甚麼是銷售循環，銷售循環就是指從客人(廠商)提出購買開始，建立訂單、出貨、開發票、收款到帳務處理等等的流程，簡單來說就是把貨物轉換成現金的這段過程。 授信管制 授信管制聽起來很高大上，但本質就是針對購買的廠商做授信控管，授信可以把他想成我們信用卡的額度，信用卡公司在決定我們能有多少額度時，也會要我們提供薪資等確定我們的還款能力，所以相對公司在做廠商的授信控管時也需要謹慎地去考慮，例如付款條件、客戶評等、授信額度等，透過這些方式來降低公司收不回款項的風險。 A. 付款條件：例如針對第一次下單的廠商，可以先從貨前T/T的方式，也就是先付款後出貨，等到長期配合後，在考慮是否使用月結方式結帳。 B. 客戶評等：通常我們會先針對客戶去做評等分級，例如客戶是否正直經營、客戶償付貨款的能力、財務狀況是否健康、有沒有提供擔保品、未來的經濟趨勢是不是對客戶有利，也可以透過取得公司的財務報表來評估客戶的能力。 C. 授信額度：授信額度則會付款條件及客戶評等綜合考量後決定。例如公司內規定客戶評等A級，給予付款條件最多可以給到月結60天，授信額度則給500萬。今天C公司取得了客戶評等A級，所以他可以享有月結60天的付款條件及500萬的授信額度，他這個月已經叫了300萬的貨，次月又在叫了300萬的貨，此時他已經總共叫了600萬的貨物，且也還沒收回任何款項，總金額已經達600萬超過授信額度，則此時公司就不應該多出超過得100萬貨物給此公司，避免收不回款項。 授信控管應該是對於公司最重要的一部分，給予客戶越高的授信額度越能吸引客戶，但相對的對於公司的金流控管還有風險相對提高，公司可以定時針對異常給予的信用額度超過公司訂定政策的部分做查核。 收取回扣 上次我們有提到採購可以收取回扣，當然也代表我們的業務也可以收取回扣，因為公司通常都會給予業務在產品上有部分價格的決定權，刻意報低價格讓公司損失。可針對異常給予過低報價查核外，最好可以建立公司檢舉制度喝止舞弊，同時讓全體員工了解公司風氣是誠信經營的文化。 收款異常問題 現在大部分款項都是通過匯款及寄送支票，但有時候還是會發生公司資產被挪用的情況，例如客戶積欠款項，由業務親自去收款取支票，又或者是今天公司是透過司機去收款，但若是收到款項沒繳回公司，則可能導致公司資金被挪用了。若是今天採對帳方式結帳則可透過檢視應收帳款帳齡異常部分，是否有早就開收回之款項但遲未收回，抽查相關紀錄。 這次分享的內容可能比較深，可能需要多一點時間來消化，如果對於此文的內容有相關問題歡迎加line一起討論~ 如果有想了解的內容也可以透過line跟我們討論唷！ 相關文章＜採購健檢常見三大問題！ERP 導入實戰經驗談＞ -
會計字典
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2022-07-15如何替公司節稅？營所稅申報方式好多種到底選哪種？講到稅不外乎想到的就是營業稅及營所稅，這次我們先來主要介紹營所稅，每年五月都要一次繳好多錢心很痛，然後九月還要再痛一次繳暫繳稅，雖然繳錢代表的是公司有賺錢，但是不是真的需要繳這麼多錢呢？或是有沒有辦法達到公司最大利益下，也達成節稅或是降低風險呢？在此之前我們需要先來介紹營所稅的申報方式，不同申報方式也會對應不同的應納稅額及風險。 結算申報方式 結算申報方式共分為書審、查帳及簽證三大類，其中書審又細分為擴大書審、所得額及同業利潤標準三種，以下我們就逐一說明。 擴大書審 適用條件：公司全年營收淨額及非營業收入合計< 3,000萬，帳證完整，且帳列純益率低於每年公告之擴大書審純益率，並自願以擴大書審純益率計算所得申報。 課稅所得額：(全年營收淨額+非營業收入)x擴大書審純益率 所得額申報 適用條件：帳證完整，且帳載純益率低於所得額標準純益率，自願依所得額標準計算所得後申報。 課稅所得額：(全年營收淨額x所得額標準)+非營業收入-非營業損失 同業利潤標準 適用條件：帳證無法提示，但自願依頒布之同業利潤標準計算所得申報納稅，幾乎無補稅風險，除非稅局掌握漏報收入之證據。 課稅所得額：(全年營收淨額x同業利潤標準)+非營業收入-非營業損失 上述三種都是屬於書審範疇，從條件來看可以發現一件事情，公司都是帳載純益率低於公告標準，但願意用公告稅率來納稅，代表涵義其實就是我願意多繳錢，你不要來找我麻煩XD，不要來查帳，有點像是我花錢省去後續稅務問題，但要注意的是稅局還是可以來調帳，如果有被掌握把柄的話，還是會有可能被找上門的。 查帳申報 看到查帳兩個字就知道這是被查核機率較高的案件，代表公司是使用公司會計年度內發生之收入減成本、費用及損失後之金額作為損益總額，並以此數申報納稅，也就是我賺多少繳多少，虧了就不繳錢。 會計師簽證 顧名思義，是由會計師來代替國稅局查帳後進行申報，即公司年度結算報表委託會計師查核後，會計師依法調整後簽證申報，並將查核報告書送交國稅局，因為有經過會計師查核，當然稅局也會比較信任申報情形，除優惠措施外(例如虧損扣抵)，也會降低其抽查機率，對公司來說也會比較安心，但也需要額外負擔會計師簽證費用。 前面提到的不管哪種申報方式，都有可能會被調帳，只是機率高低的差異。下表統整了三種申報方式的優缺點，公司可以依據帳證齊不齊全 ，或是例如今年度只是因為疫情虧損，但以後都會賺錢，那就可以選擇會計師簽證，讓今年虧損的錢未來可以扣抵少繳稅。 通常我們的經驗若公司是交給外部記帳事務所記帳，較常會採用書審方式申報，因為稅務風險較低，但若公司記的是一套帳，則可以依據公司實際盈虧情形選擇使用查帳申報，不用多繳稅也不怕查，至於一套帳及內外帳可以參考我們一系列的文章，有探討到內外帳還是一套帳的選擇。 綜合上述，公司不管是財務或是老闆多了解一點，就可以依據當年度的情形選擇不同的申報方式來替公司節省稅負，或是降低風險。 下次我們來說營業稅還有一些實務上可以注意的眉角，可以幫公司節稅，同時也讓帳證合乎法規~如果對於本次內容有想討論的，歡迎加入官方line跟我們討論唷!!
