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作者: 李雅筑 文章分類:顧問經驗分享
整帳經驗分享(二):稅帳與一套帳的選擇 2021-12-03

上篇《整帳經驗分享(一):公司擔憂整帳QA一把抓》中先聊到客戶整帳與否的考量及擔憂,這篇要回頭來說明為什麼有些公司會有兩套帳?
 

明明商業會計法、稅捐稽徵法、所得稅法及營業稅法都規定不能遺漏支出不入帳、不能虛報費用、不能漏開少開發票、不能虛增盈餘等等,都說明台灣公司僅能存在一套帳。任何不同做法的必然有一個是不合法規的,這不是哲學問題,這是規定。但為什麼仍然有公司選擇做兩套帳又或者僅作稅帳(外帳)呢?

 

僅作稅帳(外帳)的原因?

先說明僅作稅帳(外帳)的原因,不外乎是因為公司創業維艱,在 沒時間沒錢不懂會計 稅法的侷限下,以較節省成本的方式僅收集發票及收據等憑證予會計師/記帳士,而未與實際金流對照勾稽,故可能存有遺漏憑證或是未取得憑證等的情形無法發現,累積久了則讓公司存在一些不解的爛帳。

 

那什麼是完整的一套帳?

一套帳不只帳務概念,是搭配了整體的營運流程,是能翻譯公司營運的會計語言。若帳務記載完整且正確,專業會計能僅看帳務就能明白公司的商業模式和營運邏輯。也就是在這個數據掛帥的年代,大家都在找有用數據,並透過這些數據賺錢,也越來越多公司重視自己的財會部門,因為會計數據存在公司已久,這些數據都是真實存在的歷史紀錄,若適當分析,必然能從過往經驗推敲公司能成長的秘密,包含成本率及費用率如何下降,周轉率如何提升,又或者是產品線應如何被調整等等。

 

一套帳的缺點與優點?

一套帳最大的缺點就是成本非常高,包含錢還有人力。稅帳的與一套帳的紀錄繁複程度和所需時間差異非常大,這是立即的金錢成本;而人力的耗用,包含各部門收集相關聯文件資訊及跨部門溝通釐清疑問或等待其他部門審核等的時間都是隱性成本。

雖然一套帳成本高,但確實有非常多的好處,如果記錄(排除舞弊或錯誤)完善,是可以從帳務看出三流的變動方向及金額,包含現金流、憑證流及貨物/勞務流,而這三流則可透過交叉勾稽比對,
讓帳務編織出完整故事,故若有錯誤登載,亦可從交叉比對中找出差異,這也是會計行話說的「對帳」,包含金流跟憑證流的比對及憑證流與貨物/勞務流的比對。

以下圖為例,當買方向賣方買20萬元檢驗設備的這筆交易,對於買方而言,金流可從銀行資訊看出匯出貨款20萬元;貨物流可從公司財產清冊及實體盤點看出檢驗設備存在;憑證流可從收取賣方之發票看出該檢驗設備價值20萬元。但若該設備於當年盤點時發現帳上登載的檢驗設備實則為十年前之型號,那就代表會計帳務(財產清冊)存有錯誤,或可能是設備被掉包了;又或者是金流匯出款項僅15萬元,而發票(憑證流)金額為20萬元,則可能是因為買設備的訂金在數日前已匯出或是同事代墊該訂金款項尚未向公司請款等等;而當採購已驗收完成該檢驗設備(貨物流),但是遲遲沒收到發票(憑證流),則需催促廠商提供發票以確認發票內容與採購項目細節一致,這些都是一套帳的搭配應用。



 

公司在創業初期真的需要一套帳嗎?

相信讀者讀完上述對於稅帳與一套帳的簡易說明後可以知道二者的差異。一套帳固然好,可是真的划算嗎?公司在創業初期真的需要一套帳嗎?由於稅帳有必然存在的稅賦風險還有股東溝通歧議,且依照上一篇說明的「成長痛」將在未來展現,所以僅有在以下兩點皆存在的前提下,公司雖使用稅帳紀錄帳務,但風險較低:

條件一 :一人公司
由於股東僅一人,所以無需與其他股東依照年度經營狀況分配股利,故股東對於帳務處理不完善的溝通歧異不存在,則風險較低。

條件二 :總交易筆數不多且每筆交易簡單金額小
創立初期還在試營運,因為每筆交易金額不大且性質簡單,也正因為總交易筆數不多,即使使用稅帳,出錯誤述的風險較低。


但是,若公司有向銀行融資或向VC/CV等外部投資人募資的需求,那就非常不建議以稅帳方式記載帳務,因為稅帳無法完整反應公司營運狀態,會造成銀行及投資人的投資風險鉅增,即使公司很有潛力,銀行及投資人也往往會向公司要求先進行整帳,待交出清楚整理後的帳務後才有合作機會。而公司好不容易等到的擴張機會,則可能僅因為帳務紀錄的不完善,而缺乏營運資金的注入,當大環境的有利時點一過,可能就被競爭對手追趕上,或因為營運資金不足而被迫中斷公司經營等等。是故,帳務完整這件事必定得在需要錢之前就先搞定!

總之,建議公司想遠一點,公司經營忌短視近利,不只考量當下要花的成本,也要想到未來彌補時要花的成本,以及可能無法修補的風險。下篇《整帳經驗分享(三):公私不分的後遺症》我們將與大家分享整帳過程中公私不分的情況下引發的弊病。

如果有任何疑問都歡迎與我們聯繫了解細節。




 
李雅筑 資深財務顧問
專精於財務預測、內外帳整合、​會計系統規劃及導入、專案管理及規劃追蹤
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