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作者: 李雅筑 文章分類:會計字典
會計記帳是什麼? 你所不知道的一套帳與內外帳 2022-03-22

【記帳的原本目的】
  每間公司都會有自己的會計人員,或委託外部會計師/記帳士紀錄公司帳務。會計的基礎作業就是「記帳」,跟個人計算自己每月有多少薪水及每天的花費有點像,會記錄「公司的金錢/資金流動」,無論收入和支出,都會仔細記錄下來,並依政府需求進行「申報作業」及「繳納稅務」。除了公司的資金變動以外,會計也需要記錄購買的財產(如電腦、機器等等)每月折耗攤提的費用、一次性購買的存貨分批出貨給客戶要轉變成成本的軌跡,又或者是預先收了客戶訂金但是後續才出貨給客戶相對應的帳務記錄等等。
  所以一套「好」的帳務就像歷史書一般,可以讓懂會計且懂產業的閱覽者知道所有公司的過往歷史,無須旁人解釋。也就是說,當帳務記載完整且正確時,是能讓公司將過往會計數據進行整理歸納分析,並協助公司在未來決策時提出相關證據,佐證公司不同選擇下可能需要花費的成本及負擔,以及判斷哪個選擇更優。
 

【兩套帳到底是什麼? 跟內外帳的關係是什麼?】
兩套帳就是內外帳,會有兩種帳出現,一個是內帳,另一個是外帳。
(1)內帳:流水帳,主要提供給內部人員查看出貨/銀行紀錄、採購軌跡
(2)外帳:報稅用,會計師記的。
  

【常出現的問題狀況】
  普遍我們見到來求助的公司都不是故意要做兩套帳,而是因為憑證(用來佐證公司交易)在收集或遞交外部會計師/記帳士的流程中遺失,又或者是未向廠商取得憑證等等,而導致會計師/記帳士拿到可供記錄的資料不完整,但銀行確實都有支出記錄,這會導致最終年結報表看起來有大筆暫付款,而被當成是負責人向公司借的款項;或是公司因為不諳網路平台操作或其他原因導致漏開發票,但公司卻有銀行收款的紀錄,亦或是負責人代墊諸多款項未向公司請款的情形,都有可能因為沒有逐筆核實紀錄,最終導致年結報表看起來像公司積欠負責人款項大筆款項的情形。
       尤其是公司剛起步的時候,不一定有會計人員進行內部作業,就會很常出現這種狀況。日復一日、年復一年的累積下,公司帳務與實際情形差異愈來愈大,而愈來愈難釐清差異原因。

終歸一句是「我不知道,是會計師幫我處理」的窘境   

 
  但隨著公司擴大,公司聘請會計後,會計也因為不知舊帳來龍去脈,與管理階層討論帳務亦無法找到解法,且有每日日常營運的帳務要記錄,無暇處理舊帳,導致會計對公司經營產生不信任感,而使會計流動率高,公司難找到願意配合的會計。結果就會需要透過整帳來改善內部的帳務,需重新整理記錄,需耗費更大量的人力跟時間去處理。
  反之,如果會計與公司經營長期下來搭配得好,就可以解決內部管理問題,且稅務申報都沒有問題。如果能從一開始就將帳釐清仔細記錄,就可以避免後續整帳的工作。

 
 
想知道更多有關整帳的文章
延伸閱讀- 整帳經驗分享(一)整帳經驗分享(二)整帳經驗分享(三)
 
 

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李雅筑 資深財務顧問
專精於財務預測、內外帳整合、​會計系統規劃及導入、專案管理及規劃追蹤
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