
先前與大家介紹過記帳是用來記錄公司日常營運交易,包含資金和非資金的變動,並申報給稅局,完成各種申報作業。
那你知道記帳還有其他的延伸功能嗎?
為什麼自己內部的會計成員無法產出準確的分析資料呢?
想知道公司財務資訊的策略面應用,不能不了解這塊!
記帳數據可以分析的有哪些?數據可以看到哪些營運部分?
曾經有老闆故作神秘地問我:「公司明明就有賺錢,為什麼財報每次都虧錢,是不是會計把錢偷走了。」我看著他很認真的臉,我只好用力地強按自己的合谷穴(手部虎口穴位),靠著疼痛不讓自己笑出來。結果後來發現,不是只有一個老闆擔心這個問題,而是好幾個老闆都有這個想法。看到這裡,我可以先提醒身為老闆的讀者您,只要錢(包含銀行和零用金)都是您自己親自審核匯款或撥補,真的不用擔心會計把錢偷走了。但是,到底為什麼公司感覺有賺錢可是結果都虧錢呢?可能的原因有很多,先排除專業能力不足的會計錯帳外,通常就是兩大歸因,一種是送交給會計(包含內部會計或委外會計師)的資訊不完整或有錯誤,另外一種則是公司真的沒有賺錢,但公司找不到不賺錢的真正原因。
不管是上述兩大歸因的哪一個,都有機會藉由完整妥善的紀錄帳務找到答案。因為一套完整的會計帳務,能將金流、憑證流(包含發票、收據等交易證明)及物流(存貨、固定資產等等)等資訊相互勾稽及彼此驗證,一但任兩個資訊對帳發現有差異,便是代表該對應的前端流程存在問題,所以只要從最尾端的財務報表利用前後期對照或是預計與實際數字對照等方式找到怪異處,再回推此數據的來源,就有可能找到公司流程問題所在。
如何透過報表分析發現財務報表不值得參考的原因:(以下是常見的報表分析方法)
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每月細部營收表現與差異,了解各產品線的表現以及作為後續採購生產參考
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不同年度但同時期或上下期的差異分析與歸因,了解本期公司整體經營實況
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各產品的毛利率變動歸因,了解不同產品反應的經營實況
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產品別或部門別的財務預測與實際狀況差異分析,面對公司決策思考時的盲點
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財務比率試算及執行同業分析,務實評估自身籌碼及潛在風險
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每月成本及費用分析,作為成本降低(cost down)可行性策略擬定之基礎
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盤點庫存知盤營虧的流程問題,並定期清點庫齡較長的存貨以進行促銷
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清查逾期尚未收回應收款項的原因,增加公司現金流入、盡早處理客訴或執行惡劣客戶預警
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發想公司新產品時能有可靠又客觀的歷史數據可供佐證
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財務數據可得出現金循環週期的表現狀況及改善方式,避免黑字倒閉
記帳明明有記,但為什麼無法進行分析?
上面的小主題提到只要透過財務報表的分析就有可能找到公司的問題。所以換言之,雖然每家公司都有記帳,但如果帳務不是完整地被記載,而是部分有記部分沒記或部分正確部分錯誤,當然無法得出正確的財務報表,那就會讓財務報表分析一事變得沒有意義,當資訊來源不正確,就會進入garbage in garbage out的困境。
所以當老闆找上我們時,當然是希望藉由我們的專業協助公司優化跨部門溝通和管理策略。我們的方法論是透過財務數據理解公司營運,而當老闆拿著一堆會計帳務,希望我們能協助在短時間有效的獲得更多產品及經營數據時,有時候真的很難立即告訴該老闆到底問題是什麼以及怎麼改善。主要的原因回到「羅馬非一天造成」,公司的營運慣性花了好多好多的時間累積而成,要顧問立即編出一個最適合公司的方案,並讓所有公司員工都馬上配合做到,這件事是具有難度的。光打開帳冊來做細部核對,就會發現很多帳務資訊都很片面或相互矛盾,可能是紀錄有誤,也可能是公司並沒有完整且統一地訂定營運規矩,而這就導致公司沒辦法直接使用這份帳務資料為公司找到營運的調整可能。
可以往下使用的帳務資料有幾項原則:
1.每天每月的帳務皆依據法令規章和公司營運制度有一致性的處理方式,並且每月定期要做帳務檢查,確保帳務沒有前後矛盾或是錯誤紀錄的情形。
2.做完帳務檢查後,再透過財報分析,進行可對比資料的對照查看,進而得到更多產品/經營/財務可使用的數據。
財會透明數據化,才能讀到更多隱藏細節!
有些公司初期合作時會擔心跟會計講太多,會使商業機密露餡。但弔詭的是,上市上櫃公司,依規定必須每月每季及每年繳交不同報表,供投資者了解營運狀況。
所以數據真的都是超級機密嗎? 若帳務的前端來源(即公司營運交易流程)無法清楚地讓會計了解,不僅是增添會計的負擔,也無法提供正確、可靠的分析數據。
延伸閱讀 -
會計記帳是什麼? 你所不知道的一套帳與內外帳
問渠哪得清如許?唯有圖表一面開
找對人事半功倍,老闆需要找什麼樣的財會人員
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創業大小事2021-09-06發員工認股權前老闆必須先知道的員工祕密在新創圈打滾,很常聽到創業家老闆們來詢問「員工認股權(ESOP)」要怎麼發?有什麼注意事項?我還記得幾年前聽到這個問題時,我都會從公司市值和員工認股權的行使價格(Exercise Price)切入,去談公司可能存在但被忽視的薪資費用。但是陪著客戶進行ESOP發行前的準備,看著客戶花了時間花了錢,結果卻不盡如人意時,於是我修正了對ESOP的看法,也提供正在為發行員工認股權煩惱的朋友們一個思考方向。 是什麼讓 ESOP成果不盡人意? 新創公司多半在開發產品狀態時,公司淨值低且估值不佳,而老闆相信未來公司發展無可限量,故為了留才,雖然當下無法給出很吸睛的薪水,但與員工談薪酬時都想用ESOP來鎖住重要主管或員工,待既得期限(vesting period)過後,員工可以用較低的Exercise Price買進公司的股票進而獲利,老闆及員工達到雙贏狀態,但對員工來說,想法就大不相同。 老闆們!你有get到員工在意的點嗎? 員工想要的很實際,今天進公司看中的是公司目前的狀態,未來的公司發展及公司估值多半離員工很遙遠,而且未知數太多都不是員工可以掌控的。員工在意的往往是現在可拿到手的報酬、在公司中是否能有足夠的學習資源及成長空間、公司的價值文化是不是符合自己的人設等等。若公司在明年就能IPO,那對員工來說可能ESOP握在手上可實現度高;但若公司只是在規劃IPO,仍在虧損狀態且滿嘴計畫但卻都還沒做出成績,那對員工來說,老闆拿ESOP談salary package,員工不管神情有多麼投入或激昂,可能也只是為了讓老闆開心的逢場作戲。 事實也證明,還在early stage的新創公司開的ESOP,大多都是花錢請律師做ESOP執行辦法和相關合約,又花錢請鑑價師做鑑價報告(如果是四年四次分次既得,則要花四本報告價格)、還要花時間與董事會周旋發放對象及條件等等。大費周章之後才發現,員工離職時竟然都很瀟灑不留眷念;或是在既得後發信提醒員工可以來申請認股,員工都只是到財務私下打探消息,但沒有實際拿出錢來認股。 老闆務實點吧! 沒錯,我這篇想要談的就是「老闆務實點吧」,現金支付的大紅包也許對員工來講才是最明確的支持和鼓勵,試著跟重要主管/員工談KPI或在OKR達標時送上大獎,甚至花時間讓員工認同公司價值或塑造良好工作環境等等,也許都比ESOP來得重要。如果您看到這裡,仍然拒絕相信,不如試著發匿名員工調查問卷吧,多幾個選項,更了解自己的員工。如此一來,給員工他想要的福利,才能更激勵員工向前。 接著,我想補充五點員工常見疑問供想發行ESOP的公司參考,這已經是比較專業的問題,所以若公司能妥善解釋,可以提升員工對於ESOP及對公司的信任: ⭐五個員工常問的ESOP問題 1. 如何得知公司市值?我是否可能會買貴? 2. 聘僱合約(含ESOP條款者)簽約之後,如果升職,ESOP條件會重談嗎? 3. 如果ESOP談的是股權比例而不是股數,那是以哪個時間為基準點?是否保障反稀釋? 4. 離職之後是否合約就自動失效?若已認完股,需要將股份賣回公司嗎? 5. 如果公司未來沒有IPO,是否股票就沒有價值? 如果講到這邊,您還是對於發員工認股權很有興趣,那就跟我聯繫吧,我們一起來量身打造公司的ESOP,以及細談財務及法務上需要注意的細節↓↓↓
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財報分析經營管理2021-09-08不擅長的交給專業,做好知識管理這檔事我非常熱衷於找客戶公司創辦人聊天,除了可以進行服務客戶滿意度調查,更多是可以聽不同創辦人依據自己的mindset(思維觀念模式)所引領出來的公司核心發展文化,有些我想像不到的概念或方法,在其他創辦人身上卻可能都開展出獨到的商模和公司經營文化,今天就想來分享我收到的啟發。 YD對我來說,就是個風一樣的男子(形容講話速度和處理問題速度),我本身語速就快,但每每遇到YD,我都會嫌我講話不夠快,怕會浪費他時間。YD致力於將非屬規格品的生鮮農蔬,以系統化管理方式提供餐廳等大量蔬果採購商更有品質和效率的供應鏈服務,縮短農業生產者到餐廳的距離,最近的直接送到家服務更是讓營收又飛躍一個等級。雖然YD笑稱自己是賣菜的,但這工作卻很科技化,公司也因應開發一套管理系統處理每個細節。 YD常說自己是P&G出來的,深受美國商管方式影響,認為每個同事都要有KM(Knowledge Management)思維,把複雜的事分割裁切變簡單,抽絲剝繭的找到問題核心解決關鍵問題。而後因為有了成功經驗,下次再遇到類似狀況時,就不需要再重來,而是直接針對問題對症下藥。 我記得第一次跟YD碰面時,YD說「就是把大家不願意做的雜事做到很好很順,就會賺錢了。」在這個世道上,不為了包裝產品,而是把大家習以為常的供應鏈問題解決優化處理,這個男子真是太強大了!就像是我只要想不出來我的工作要怎麼解決,我就會去清潔浴室,坐在地上把磁磚溝和馬桶槽刷得亮晶晶的同時我就能想出來處理問題方式,如果想不出來,就再刷另外一間浴室,或是再搭配抽油煙機清理,就能想出來(目前經歷的問題沒有難到把兩間浴室跟廚房清乾淨後還沒想出來的)。願意面對最細微最髒的事件加以處理,可以讓內心變得更加空明。所以當我在服務YD公司時我也能看到決策流程上兼具品質的效率,這也是為什麼這家公司只有拒絕投資人沒有被拒絕的強大實力呀! 而這次YD跟我分享全球最大日用品廠商P&G(寶僑)之所以可以獲得壓倒性勝利,除了市場眾所皆知厲害的品牌定位打造(洗髮精各有各的定位,譬如海倫仙度絲是去屑專家,而飛柔洗了還能潤髮柔軟髮絲,沙宣則是主打造型沙龍美髮用等等,互不搶各自TA(Target Audience)。)外,更重要的是內部的文化塑型,「不是自己專業的工作項目就交給專業的來」,但不是不碰這些專業,而是「做好KM,從理解、分析專業人士的報告或問題討論過程中,累積自己的經驗,將工作時間專注在解決問題,創造公司極大價值。」 先列出P&G及位列日用品全球排名第二的Unilever(聯合利華)的幾個指標供大家參考,資料來源為兩家公司最新一期年報,P&G係以美金表達,而Unilever係以英鎊兌美金1.3786匯率轉為美金表達。(m為million百萬縮寫),而因P&G為非歷年制公司,年報報導期間係從7/1-6/30,故資訊皆為2021/6/30為基礎;而Unilever為歷年制公司,係以2020/12/31為基準: 註:Unilever未於公開資訊揭露員工中位數薪資,故將全體員工薪資除上員工人數得平均數值。 由上圖可知P&G規模大於Unilever,但員工人數卻為Unilever的2/3,而歐美商業文化中職等之間薪資差異大,公開發行公司員工薪資中位數小於平均數已成常態,但P&G的員工薪資中位數卻較Unilever員工薪資平均數高出25%,可知兩家公司用人文化的極不同。P&G將非自己專才的工作內容外包給其他公司執行,而公司員工則像PM般與各服務供應商公司溝通協調,由於公司內部無須花費大量時間再釐清摸熟新的工作項目,所以效率和品質上都能兼顧。故薪資結構上,雖然每個員工薪資較高(分析管理的工作職能會相較執行重複性工作的工作職能薪水高),但卻能省下內部管理及溝通成本,創造較大動能在會賺錢的本業。而處於不確定性高、產品異動快的現代商業世界中,短小精幹的組織很有可能打贏有沉重人事包袱導致內部溝通成本高而難迅速轉型的巨大組織。 而直誠存在的價值就是把財務與會計這個專業的領域做好,公司要擴大的前提是根基必須扎穩且組織架構具有彈性且有所本的伸縮,才能讓核心團隊在決策時省下內部溝通時間以及減少確認各部門同事跟不跟得上的疑慮。有鑑於數據不會騙人,如果能排除垃圾資訊或問題流程,而能讓公司財務數據不存在GIGO(garbage in garbage out,廢料進廢品出),就能讓財務數據提供決策團隊討論新商業模式或pivot(軸轉,改變作法)的收入成本預測分析,讓經營團隊不至於僅以主觀想法決定公司未來。而每月的帳務正理及財務報表分析,也能讓經營團隊理解公司目前實際狀況與預計間的差異,及時做出調整或是增強團隊信心繼續做下去。 這些數據分析能力不是一般會計能做到的,若經營團隊無此專長但為了公司發展而費力學習,終究會學成,但耗日費時導致原本工作項目進展慢卻補不回來。我們發現越來越多公司開始注意到這個營運痛點(當然也可能是因為這就是我們客戶的構成),願意以專業分工形式拉攏合作夥伴一起共建聯盟。也期待著數據為王的世界裡,創業家都能夠依著自身的興趣及專長打造出更棒的產品,而不需要不斷停下來在意後方補給(制度)建好了嗎。 這次YD的P&G分享太有意思,而且網路搜尋到的P&G都沒有這方面的消息,所以很想分享給有緣份的朋友們。如果有對這個話題有興趣的朋友們歡迎聯繫我們喔,一起討論營運突破點吧。
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財報分析經營管理2021-10-13財務預測編列用途新創公司在募資時投資人時,必要索取文件就是財務預測,所以新創公司難免會有「是不是要作高收益」才能吸引投資人的想法;而在過往與投資人交涉經驗中,AO(account officer,投資人作投前評估的聯繫窗口)其實都大致了解新創公司可能會有的步數,所以對於財務預測算出的估值也只是「看看」,那麼在此前提下,AO會如何評估新創公司?財務預測究竟有什麼用途呢?以下列舉3個可能的面向: 用途1:了解公司現有資源及未來發展方式 從現有公司財務報表可看出已握有的資源,包含專利技術、正在開發的技術累積成本或客戶交易金額等;並從財務預測中看出公司的技術與業務發展時程、未來幾個重要的milestone(里程碑)分別發生在何時,以及公司預期的業務拓展方式為何等等。 用途2:了解核心團隊思考邏輯及細膩度 財務預測本身就是參數加假設綜合考量之後的生成結果,一旦有一個假設或參數的設定有偏差,就會導致計算出來的結果與事實差異過大。當然,預測這個詞就已然說明與實際數不會相同,但是投資人藉由財務預測的參數及假設設定可理解核心團隊已考量的發展動能、對變數的掌握能力及思考的細膩度,而這些都是未來核心團隊實際面臨營運時會展現的處事方式。 用途3:了解創辦人的人格特質 創辦人的人格特質差異,包含企圖心、執行力及價值觀等,會反映在財務預測的參數設定中,譬如指數型成長跟線性成長背後代表的運作模式,專注一產品線開發或是多線並進再選看哪個會被市場接受的開發方式;慢郎中和急驚風的公司經營方式也會產生不同的財務報表效果。 “合理的財務預測,建立在理想與現實能低誤差 ” 由上可知,財務預測是依著創辦人現有的資源及思考模式打磨的未來公司模樣,若未經周全規劃就使用模板胡塞數字,或找人代筆而缺乏妥善溝通及完整公司認知,很可能會呈現上下邏輯不一致(牛頭不對馬嘴),而給AO不好的第一印象。畢竟太多人會說得一口好故事,但是往往在細節求證時就發現只是說得一口好故事,而沒有真材實料。所以建議想要募資的團隊都要靜下心來盤點完自身資源,在花心思模擬可能有的環境變化,進而編出較為合理的財務參數值。 “財務預測不只為投資人,也是募資方必要文件 ” 而在我的經驗裡,也很常在陪伴團隊編完財務預測後,團隊跟我說「在還沒編財務預測前,財務預測就是一個要給投資人的必要文件;在編財務預測時,才發現原來公司經營有許多隱藏成本是我沒想到的;在編完財務預測後,我認為財務預測確實是經營公司的必要文件,而非只是為了投資人。」當然聽到這裡,我都會覺得太值得啦!因為財務預測發揮真正的價值,協助公司確立未來方向以及規畫執行細節。 接下來,我將在另篇文章裡再提到財務預測編列的細節。如果對內容有疑問或想知道更多,歡迎點選下方按鈕聯繫我們↓↓↓