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作者: 李雅筑 文章分類:顧問經驗分享
記帳的延伸功能是什麼?數據分析一把罩! 2022-04-28

先前與大家介紹過記帳是用來記錄公司日常營運交易,包含資金和非資金的變動,並申報給稅局,完成各種申報作業。

那你知道記帳還有其他的延伸功能嗎?

為什麼自己內部的會計成員無法產出準確的分析資料呢?

想知道公司財務資訊的策略面應用,不能不了解這塊!

 

記帳數據可以分析的有哪些?數據可以看到哪些營運部分?

  曾經有老闆故作神秘地問我:「公司明明就有賺錢,為什麼財報每次都虧錢,是不是會計把錢偷走了。」我看著他很認真的臉,我只好用力地強按自己的合谷穴(手部虎口穴位),靠著疼痛不讓自己笑出來。結果後來發現,不是只有一個老闆擔心這個問題,而是好幾個老闆都有這個想法。看到這裡,我可以先提醒身為老闆的讀者您,只要錢(包含銀行和零用金)都是您自己親自審核匯款或撥補,真的不用擔心會計把錢偷走了。但是,到底為什麼公司感覺有賺錢可是結果都虧錢呢?可能的原因有很多,先排除專業能力不足的會計錯帳外,通常就是兩大歸因,一種是送交給會計(包含內部會計或委外會計師)的資訊不完整或有錯誤,另外一種則是公司真的沒有賺錢,但公司找不到不賺錢的真正原因。
  不管是上述兩大歸因的哪一個,都有機會藉由完整妥善的紀錄帳務找到答案。因為一套完整的會計帳務,能將金流、憑證流(包含發票、收據等交易證明)及物流(存貨、固定資產等等)等資訊相互勾稽及彼此驗證,一但任兩個資訊對帳發現有差異,便是代表該對應的前端流程存在問題,所以只要從最尾端的財務報表利用前後期對照或是預計與實際數字對照等方式找到怪異處,再回推此數據的來源,就有可能找到公司流程問題所在。
 

如何透過報表分析發現財務報表不值得參考的原因:(以下是常見的報表分析方法)

  1. 每月細部營收表現與差異,了解各產品線的表現以及作為後續採購生產參考

  2. 不同年度但同時期或上下期的差異分析與歸因,了解本期公司整體經營實況

  3. 各產品的毛利率變動歸因,了解不同產品反應的經營實況

  4. 產品別或部門別的財務預測與實際狀況差異分析,面對公司決策思考時的盲點

  5. 財務比率試算及執行同業分析,務實評估自身籌碼及潛在風險

  6. 每月成本及費用分析,作為成本降低(cost down)可行性策略擬定之基礎

  7. 盤點庫存知盤營虧的流程問題,並定期清點庫齡較長的存貨以進行促銷

  8. 清查逾期尚未收回應收款項的原因,增加公司現金流入、盡早處理客訴或執行惡劣客戶預警

  9. 發想公司新產品時能有可靠又客觀的歷史數據可供佐證

  10. 財務數據可得出現金循環週期的表現狀況及改善方式,避免黑字倒閉

     

記帳明明有記,但為什麼無法進行分析?

  上面的小主題提到只要透過財務報表的分析就有可能找到公司的問題。所以換言之,雖然每家公司都有記帳,但如果帳務不是完整地被記載,而是部分有記部分沒記或部分正確部分錯誤,當然無法得出正確的財務報表,那就會讓財務報表分析一事變得沒有意義,當資訊來源不正確,就會進入garbage in garbage out的困境。
  所以當老闆找上我們時,當然是希望藉由我們的專業協助公司優化跨部門溝通和管理策略。我們的方法論是透過財務數據理解公司營運,而當老闆拿著一堆會計帳務,希望我們能協助在短時間有效的獲得更多產品及經營數據時,有時候真的很難立即告訴該老闆到底問題是什麼以及怎麼改善。主要的原因回到「羅馬非一天造成」,公司的營運慣性花了好多好多的時間累積而成,要顧問立即編出一個最適合公司的方案,並讓所有公司員工都馬上配合做到,這件事是具有難度的。光打開帳冊來做細部核對,就會發現很多帳務資訊都很片面或相互矛盾,可能是紀錄有誤,也可能是公司並沒有完整且統一地訂定營運規矩,而這就導致公司沒辦法直接使用這份帳務資料為公司找到營運的調整可能。
 

可以往下使用的帳務資料有幾項原則:

1.每天每月的帳務皆依據法令規章和公司營運制度有一致性的處理方式,並且每月定期要做帳務檢查,確保帳務沒有前後矛盾或是錯誤紀錄的情形。
2.做完帳務檢查後,再透過財報分析,進行可對比資料的對照查看,進而得到更多產品/經營/財務可使用的數據。


財會透明數據化,才能讀到更多隱藏細節!

有些公司初期合作時會擔心跟會計講太多,會使商業機密露餡。但弔詭的是,上市上櫃公司,依規定必須每月每季及每年繳交不同報表,供投資者了解營運狀況。
所以數據真的都是超級機密嗎? 若帳務的前端來源(即公司營運交易流程)無法清楚地讓會計了解,不僅是增添會計的負擔,也無法提供正確、可靠的分析數據。
 

 

延伸閱讀 -
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問渠哪得清如許?唯有圖表一面開
找對人事半功倍,老闆需要找什麼樣的財會人員

 

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李雅筑 資深財務顧問
專精於財務預測、內外帳整合、​會計系統規劃及導入、專案管理及規劃追蹤
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