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作者: 李雅筑 文章分類:顧問經驗分享
如何讓會計聽懂老闆的話做出對決策有幫助的財報 2022-05-20

  會計在工作時常遇到「感覺說了很多,但老闆還是聽不懂」。同樣的,老闆在聘用會計以後,常感覺「提出很多疑問,但好像會計不太明白,後續報告也不是我想要的樣子。還搞得好像我要求很多、很奇怪?我都不知道我該不該說。」所以,會計與老闆中間到底有什麼資訊落差?如果能讓兩邊都理解彼此的想法,把財務資訊得以翻譯成為營運策略所需的數據,那就不存在上述的自我懷疑。所以這篇文章我們要來聊聊會計可以呈現出的報告內容有哪些,以及老闆大多想看的報告內容又是什麼。
 

會計報表與各自的特點

  會計人員將每天營運的過程記錄在傳票中,以及經過每個月份固定的結帳作業,就會產出「兩大會計報表」,分別包含資產負債表、損益表,前者說明在月底當天資產及負債各項目的餘額;而後者說明該月收入及費損的實際發生情形,要注意的是這兩張表都是依照權責基礎進行編製,所謂的權責基礎是指以權責發生為基礎來確定該月收入和費用,而非以實際收付的款項作為記帳基礎。譬如說餐廳一次進貨買了10萬元的牛排要賣,但損益表的成本只會紀錄當月實際賣出的牛排(假定7萬元),而差額3萬元的牛排因為還沒被賣掉,所以會出現在資產負債表裡的資產>存貨項目。如此一來,報表閱覽者因為明白會計規則,就可以在無需詢問的狀況下看到損益表的收入知其為實際賣餐的錢,而成本就是實際因為賣餐耗費的菜肉錢、內場人事及其他固定攤提成本等等,而每一家每一期的編製規則相同,毛利率及其他可參考財務比例就具有同業或前後期可比較性。
  由於資產負債表及損益表是依據權責基礎編製,但經營者也需要關心資金的變動情形,所以會計人員可以編製出「現金流量表」,用來告訴報表閱覽者該月的損益跟銀行存款變動的關係,譬如說這個月因為買牛排要付10萬元,但成本只有7萬元,所以額外的3萬元支出是下個月餐廳還可以再繼續賣的存貨。
  除了這些報表以外,由於每張報表可看出的會計科目背後都有明細,會計人員在每月結帳時也必須要針對每個會計科目的明細反覆檢查確認沒有異常,譬如說沒有已經付錢但還沒拿到發票的費用,要趕快催相關同事或廠商;又或者是已經交貨也開發票的客戶卻遲遲不付錢,這也得趕快跟業務同事確認有沒有可能有帳務糾紛;又或者是老闆核准了兩次相同金額相同性質的採購,這會導致付款要付兩次,是採購同事重複申請還是真的有這個採購需要進行?僅舉出三個例子想必都能讓讀者發現會計人員的重要性,所以會計人員肩負著公司營運的審查責任,其工作之重要性不容忽視。
 

老闆主要在意的公司發展/財務藍圖/經營成本,財報須特別注意?

  老闆最在意的不外乎是產品賣得如何,不可能一次一飛衝天,但是成長的趨勢健不健康,或是有沒有漏估計的成本,這些都是老闆需要考量的重點,而這個可以從每個月的損益表收入及毛利率、淨利率趨勢看得出來。
  如果老闆想要知道公司錢夠不夠用,那就要先算出每個月公司平均支出的費用,再對照公司現有資金餘,在沒有任何收入的情況下可以用幾個月?如果算出來只有一兩個月,那的確就需要提示老闆注意,但每個老闆性格不同且每間公司階段也不同,建議會計人員可以跟老闆一起討論僅能供應多少個月的支出時需要提出資金預警,以及提出資金預警之後立即可以採納的動作為何?包含大型採購凍結,客戶收款收得更緊實等等。而老闆如果想知道每個月錢都花到哪裡去,為什麼跟收入差異很大,就可以注意現金流量表裡面的大額變動項目。
  除此之外,我跟過的老闆也會很在意有沒有收款收得很慢的應收帳款,所以會計人員需要每月先催完業務後報告催帳狀況給老闆;存貨/廣告預算需要先有規劃以及預算實績對照,才知道採購及行銷人員對市場的想法有沒有要調整的地方;收入拆分成不同產品別看哪個產品可以繼續賣,哪個要觀察訂價或成本怎麼調整,這些則需要編製更細的損益表因應。所以老闆在意的點不同,需要體現的報表就會有所差異。而這些都應該是老闆與會計人員花時間磨合出來的成果,而非老闆單向的要求或會計自我否認能力的拒絕溝通。
 

職場必修:溝通的方法,讓對方聽得懂的才是良好的溝通

  老闆的工作就是解決突發狀況還有針對不確定性高的未來做出有效決策協助公司成長,由於時間少雜事多,更需要有人先幫忙統合目前營運的小成果,再翻譯讓老闆知道公司可能會面臨的狀況模擬還有要小心的眉角。會計報表的作用就在此,但是偏偏會計人員因為位處公司營運尾端且每天都在跟非常繁雜的日常交易搏鬥,如果沒有特別學習,很難將數據分析觀念應用在自己的工作上,而這也是為什麼會計人員跟老闆很難溝通的原因。
  老闆通常不想知道細瑣的會計細節,會想先知道大方向的問題,再評估現在自己有沒有時間繼續往下聽,或是應該擺在一邊先處理別的事;但會計人員一來就想把自己的發現一五一十地作完整的報告,不能讓老闆漏掉細節,但偏偏老闆的會計規定薄弱,常常聽沒多久就沒耐心,臉板起來之後就嚇壞會計人員,造成「會計人員覺得老闆不在乎會計,而老闆覺得會計做出來的東西沒用」的觀念。其實只要老闆多花點時間聽完,就能知道會計人員發現了什麼。
  但我知道老闆沒有時間,我身為會計專家及創業家,在聽我們家會計同事報告時,我也很容易陷入到底要不要打斷他的糾結,但大多我的糾結只有幾分鐘,就還是會選擇打斷會計同事,直接依照他的邏輯問出我想要先聽的「結論」。而一般老闆如果沒有具備完整會計觀念,很容易在會計報告時就放空,也不知道會計到底要幹嘛,最後就可能說「我先跟你講我要什麼,你先想想看你要怎麼給我我要的東西」就結束這回合。如果無法讓老闆有耐心地聽完(且聽得懂),那我建議老闆要先訓練會計同事先講結論,且自己要練習多看財報,把會計人員常用的那些專業術語先有大致了解,才能使兩邊較能順暢溝通。
  如果老闆評估自己真的沒有時間學習,那就建議老闆要找個跟老闆溝通很有經驗的會計主管來,而這個會計主管在性格上要充滿好奇心以及喜歡解決問題,才能不只是「報告問題」,而能做到「了解跨部門流程,將會計看到的疑問先與跨部門同事進行溝通,再將結果轉譯給老闆,讓老闆下決策」。
  那如果您是公司會計人員,邀請您趕快來加入我們的FB社團【會計大小事-問題交流空間】,一起來社團裡討論跨部門溝通的困難及解決之道吧!
 


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李雅筑 資深財務顧問
專精於財務預測、內外帳整合、​會計系統規劃及導入、專案管理及規劃追蹤
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